Ce ar trebui să fie la locul de muncă al unui funcționar. Organizarea locurilor de muncă clericale: norme generale. Întocmește și emite un memorandum al comandantului hostelului de tineret către șeful întreprinderii sau departamentului privind disponibilitatea hostelului pentru toamnă

Modulul 3. Organizarea muncii secretarului

3.1. Locul de muncă al secretarului

Organizarea rațională a muncii secretarului începe cu organizarea locului de muncă.

Locul de muncă al secretarului este împărțit în mod convențional în 3 zone:

1) Zona de lucru este locul principal de lucru, există o masă, un telefon, un computer și echipamentul de birou necesar. Locul de muncă al secretarei este situat lângă intrarea în biroul managerului, astfel încât este bine să vezi pe toată lumea intrând în sala de recepție, să-i întâlnești cu fața și nu cu spatele.

2) Zona auxiliară - aici se află dulapuri, copiator, fax etc.

3) Zona de servicii pentru vizitatori - există scaune pentru vizitatori, o măsuță de cafea, diverse broșuri etc.

Este necesar să se mențină în mod clar separarea zonelor, ceea ce va permite secretarului să lucreze mai productiv.

Locul de muncă al secretarului este situat în zona de recepție, care este de obicei adiacentă biroului managerului. Ar trebui să fie așezat astfel încât secretarul să poată vedea pe toți cei care intră în zona de recepție. Zona de recepție este împărțită într-o zonă de lucru și o zonă pentru vizitatori.

Atunci când alegeți dimensiunea zonei de recepție, trebuie luați în considerare următorii factori:

1) abordări ale mobilierului și echipamentelor;

2) amenajarea și funcționarea mobilierului și echipamentelor;

3) în unele cazuri, necesitatea unor condiții speciale;

4) capacitatea de a instala echipamente suplimentare.

Dacă mai multe persoane lucrează într-o cameră, atunci în conformitate cu normele actuale, norma pentru zona spațiilor de birouri ar trebui să fie de cel puțin 4 m 2 per angajat.

SFAT. Locul de muncă al secretarului ar trebui să aibă spațiul necesar pentru echipamentele de birou și o astfel de locație, astfel încât secretarul să poată vedea toți vizitatorii, iar vizitatorii de la intrarea în birou să-l vadă imediat pe secretar.

Organizarea locului de muncă al secretarului șef se formează pe baza analizei conținutului activităților sale, a cerințelor de ergonomie, igienă și psihofiziologie și vizează proiectarea organizării optime a locului de muncă.

O listă aproximativă a echipamentelor de birou și a instrumentelor informatice utilizate în activitatea secretarului:

1) mijloace pentru echipamente de birou mici (ustensile de scris: pixuri, hârtie, creioane, radiere etc.);

2) mijloace de compunere și producere a documentelor text (computer, înregistrator de voce, imprimantă, scaner, în stoc - mașină de scris portabilă);

3) mijloace pentru prelucrarea documentelor pe hârtie (mașini de lipit și de fixat, echipamente de deschidere și tăiere a plicurilor, echipamente de adresare și ștampilare, o mașină pentru distrugerea documentelor);

4) mijloace de stocare și recuperare a documentelor (diferite tipuri de dulapuri, dulapuri și rafturi, sigure);

5) facilități de comunicații (telefon, radiotelefon, radio, teletip, fax, placă de rețea pentru rețeaua locală, comunicare de dispecerat operațional, e-mail, modem);

6) copiatoare și mașini;

7) tocător pentru distrugerea promptă a informațiilor confidențiale;

8) mobilier și echipamente de birou:

1) masă cu un pilon;

2) un prefix cu un dulap pentru computer, computer;

3) scaun pivotant;

4) masa auxiliară.

Echipamentele de birou mici sunt necesare pentru orice nivel de automatizare a muncii secretarei. Deci, stilourile și creioanele secretarului ar trebui să fie în stare de funcționare, hârtie cu rezervă, deoarece vizitatorii, membrii întrunirilor ar putea să nu le aibă la momentul potrivit, iar sprijinul tehnic al negocierilor și întâlnirilor este sarcina sa.

În ceea ce privește compunerea și producerea de documente text, computerul iese din ce în ce mai des, chiar și cu un flux de lucru foarte mic. Documentele create cu ajutorul său au un aspect mai plăcut din punct de vedere estetic datorită prezenței diferitelor fonturi și culori, care nu pot decât să afecteze atitudinea față de document și ajută la crearea unei impresii favorabile a autorului documentului.

Dictafoanele sunt de neînlocuit atunci când aveți nevoie de o afișare silențioasă și precisă a informațiilor sonore.

Scannerul este un instrument convenabil pentru introducerea unei cantități mari de text și informații grafice într-un computer, precum și documente într-un sistem automat de gestionare a documentelor.

Facilitățile de comunicare pot fi combinate într-o reprezentare hardware, de exemplu, un telefon - fax - modem, ar trebui să aibă o formă compactă și mijloace silențioase, ușor de auzit, pentru a informa despre începutul comunicării. Copiatoarele sunt selectate în funcție de volumul de lucru, de calitatea copiei necesare și de alți parametri.

Un mijloc eficient necesar de planificare a zilei de lucru a secretarului și managerului este un săptămânal, în care cazurile sunt afișate după dată.

În aceste scopuri, puteți utiliza un produs software, cum ar fi Lotus Organizer, instalat pe un computer personal. Lotus Organizer este numit un sistem de informații personale conceput pentru organizarea eficientă a timpului de lucru. În plus față de calendar, acesta include un director telefonic, agendă, blocnotes etc. Dar chiar și cu Lotus Organizer, trebuie să aveți un jurnal obișnuit sau să imprimați periodic anumite date de pe computer pentru a duplica informațiile.

Documentele care sosesc în arhiva departamentului sunt stocate într-un dulap în dosare de registru, liante, manuale de referință și informații - în dulapuri speciale.

Zona pentru vizitatori este completată cu scaune, o măsuță de cafea și o fată cu flori. În cazul în care nu există nici un dulap în clădire, un dulap trebuie plasat în zona de recepție. Mobilierul pentru vizitatori trebuie să fie amplasat într-o zonă clar vizibilă de către secretar. Nu este recomandat să puneți mobilier tapițat în zona de recepție, deoarece cu o organizare adecvată a muncii, prezența pe termen lung a vizitatorilor nu este de așteptat.

Uneori secretara trebuie să pregătească ceai sau cafea pentru manager și vizitatori. Pentru aceasta, este bine să oferiți o mică „mini-bucătărie”. Desigur, vizual, ar trebui să fie izolat de locurile pentru vizitatori. Nu este recomandat să transformați secretara într-un loc de muncă pentru cămară.

BACSIS:În dulapul din „mini-bucătărie” ar trebui să existe o secțiune specială, care să nu fie tradusă: cafea de înaltă calitate și scumpă, instant și naturală, ceai, smântână, mai multe cutii de dulciuri, de preferință aceleași.

Deoarece doar o cutie completă ar trebui să fie deservită managerului și vizitatorilor importanți, ca rezultat, se pot acumula mai multe cutii începute, din care secretarul zelos va completa unul complet.

Cafeaua trebuie servită într-un serviciu rafinat pe o tavă frumoasă.

Locul de muncă al secretarului unei unități structurale ar trebui să fie echipat cu echipamente colective (imprimante, telefax, copiator etc.) pentru o utilizare mai productivă a acestuia. Înlocuirea la timp a cartușelor de imprimare de schimb și organizarea reparațiilor ar trebui să fie responsabilitatea acestui angajat. Prezența unui secretar de departament face posibilă utilizarea unui comutator telefonic cu o linie de ieșire în afara organizației.

Stația de lucru a secretarului departamentului ar trebui să fie echipată cu sisteme manuale, mecanice sau electronice (cum ar fi dulapuri de depozitare, computer personal) pentru a înregistra și controla documentele primite de angajații departamentului și pe care le au pentru executare. Este posibil ca o mașină de scris compactă (electrică sau mecanică) pentru completarea tipărită a formularelor cu grafice precise și fine în caz de defecțiune a echipamentelor informatice, de exemplu, din cauza unui atac de virus sau a secretului special al documentului care se pregătește, să nu fie superfluă.

Amenajarea locului de muncă al secretarului ar trebui să ofere un confort maxim în îndeplinirea sarcinilor și să nu contrazică cerințele pentru economisirea spațiului.

Locul de muncă al secretarului trebuie să îndeplinească toate cerințele care oferă confort maxim la muncă, cheltuieli minime de efort și timp pentru mișcări neproductive. Una dintre principalele cerințe pe care secretarul trebuie să le îndeplinească cu strictețe este ordinea și curățenia excepționale atât la locul de muncă, cât și în zona de recepție.

Sarcina secretarului - faceți tot ce este necesar pentru ca vizitatorul să se simtă confortabil la recepție. Secretarul nu ar trebui să aglomereze culoarele din recepție cu lucruri personale, să pună lucrurile în locuri proeminente. Dacă este nevoie să decorați peretele, atunci în acest scop este mai bine să folosiți o pictură sau o imprimare care să completeze interiorul. Este permisă amplasarea standurilor de informare sau a meselor pe pereți cu indicarea orei de primire a vizitatorilor, a unui calendar etc.

BACSIS... Este întotdeauna necesar să păstrăm ordinea și curățenia atât pe masa de la locul de muncă al secretarei, cât și în sertarele biroului. Informațiile și documentele stocate în sertarele de birou trebuie să fie sistematizate, ușor vizibile, disponibile pentru muncă.

Secretarul trebuie să monitorizeze în permanență siguranța mobilierului, a echipamentelor tehnice și a stării lor sanitare.

constatări: secretara trebuie să facă tot ce este necesar pentru ca vizitatorul de la recepție să se simtă confortabil, iar secretarul însuși nu ar trebui să fie deranjat de nimic în timpul unei zile pline. Fiecare angajat ar trebui să se simtă confortabil la locul de muncă.

Kazantseva A.K.

Profesionist bugetar de statinstituție de învățământ din orașul Moscova"Colegiul industriei de servicii nr. 3"

olga[e-mail protejat] poștă. ru

În condițiile moderne de dezvoltare economică, organizarea locurilor de muncă ale angajaților are o importanță deosebită în activitatea aparatului de gestionare. Scopul automatizării este creșterea eficienței și productivității. În timpurile moderne, computerul a devenit ceva obișnuit și nu mai produce uimire în sufletele oamenilor obișnuiți. Prin urmare, chiar și faptul că nu se află în biroul recepționistului vorbește deja despre neseriozitatea acestei organizații și va speria majoritatea clienților.

Necesitatea creării unui loc de muncă automat (AWP) pentru un funcționar este cauzată de:

O creștere a cantității de informații;

Creșterea productivității muncii datorită intensificării;

Îmbunătățirea formelor și metodelor de gestionare;

Reducerea timpului pentru prelucrarea informațiilor;

Îmbunătățirea eficienței muncii.

AWP este cea mai simplă și comună versiune a unui loc de muncă automatizat pentru angajați în domeniul managementului organizațional.

Crearea unei stații de lucru automatizate bazate pe calculatoare personale oferă:

Simplitate, comoditate și ușurință în utilizare;

Ușurința de adaptare la funcțiile specifice ale utilizatorului;

Compacitatea plasării și cerințe scăzute pentru condițiile de funcționare;

Fiabilitate ridicată.

Un mod eficient de lucru al AWP este funcționarea acestuia în rețeaua locală ca stație de lucru. Această opțiune este deosebit de utilă atunci când este necesară distribuirea informațiilor și a resurselor de calcul între mai mulți utilizatori.

O formă definită este un AWP care utilizează un PC ca terminal inteligent, precum și cu acces de la distanță la resursele computerului gazdă și din rețeaua externă. Apoi, mai multe PC-uri sunt conectate prin intermediul canalelor de comunicație la computerul principal, în timp ce fiecare PC poate funcționa și ca un dispozitiv terminal independent. În cele mai complexe sisteme, AWP-urile se pot conecta, prin echipamente speciale, nu numai la resursele computerului principal al rețelei, ci și la diverse servicii de informații și sisteme de uz general (servicii de știri, sisteme naționale de recuperare a informațiilor, baze de date și cunoștințe) , sisteme de bibliotecă etc.).).

Capacitățile AWP-urilor create depind în mare măsură de caracteristicile tehnice și operaționale ale computerelor pe care se bazează. În acest sens, în etapa de proiectare a unui loc de muncă automatizat, sunt formulate în mod clar cerințe pentru parametrii de bază ai mijloacelor tehnice pentru procesarea și emiterea informațiilor, un set de module componente, interfețe de rețea, parametrii ergonomici ai dispozitivelor etc.

Suportul informațional al AWP este orientat către un domeniu specific, familiar utilizatorului. Prelucrarea documentelor ar trebui să implice o astfel de structurare a informațiilor care să permită manipularea necesară a diferitelor structuri, corecția convenabilă și rapidă a datelor din tablouri.

Suportul tehnic al locului de muncă automatizat ar trebui să garanteze fiabilitatea ridicată a mijloacelor tehnice, organizarea modurilor de operare ușor de utilizat (autonome, cu o bază de date distribuită, informațională, cu tehnologie de nivel superior etc.), capacitatea de a procesa suma necesară de date la un moment dat. Deoarece AWP este un instrument individual pentru utilizator, acesta trebuie să ofere proprietăți ergonomice ridicate și ușurință în utilizare.

Software-ul, în primul rând, se concentrează pe nivelul profesional al utilizatorului, este combinat cu nevoile sale funcționale, calificările și specializarea. Utilizatorul din partea mediului software ar trebui să simtă sprijinul constant al dorinței sale de a lucra în orice mod, fie activ, fie pasiv. Prioritatea utilizatorului atunci când lucrează cu echipamente este incontestabilă.

Prin urmare, atunci când interacționează, se are în vedere maximizarea confortului muncii unei persoane prin îmbunătățirea software-ului.

Lista surselor utilizate:

1. Kuryanov S. Automatizarea simplă a proceselor complexe / S. Kuryanov // Director. - 2013. - Nr. 11.

2. Nelzina O. Sisteme electronice de gestionare a documentelor la întreprindere: probleme de implementare și utilizare / O. Nelzina // Știință și tehnologie. - 2012. - Nr. 11.

Recent, una dintre cele mai populare specialități este funcționarul. Sarcinile acestui angajat sunt de a procesa o cantitate imensă de documente. Ce face mai exact și de ce este atât de important să ai un angajat al unei astfel de profesii? Acest lucru trebuie tratat în detaliu.

Bazele profesiei

Fiecare companie mai mult sau mai puțin mare are cu siguranță nevoie de un funcționar. Responsabilitățile care cad pe umerii unui astfel de angajat includ în mare parte hârtiile. La prima vedere, pare plictisitor și inutil. Dar numai cei care nu au absolut nicio idee despre întregul flux de documente ale întreprinderii cred că este așa.

Pentru a înțelege acest flux de informații, este nevoie de un funcționar. Sarcinile și funcțiile pe care trebuie să le îndeplinească sunt următoarele:

Menținerea întregii cifre de afaceri a documentelor la întreprindere.
Apeluri telefonice și conversații cu clienții.
Prelucrarea și înregistrarea corespondenței primite.
Controlul asupra documentelor executate de alți angajați.
Arhivarea documentelor.

Toate acestea necesită cunoașterea adecvată a regulilor și regulamentelor de lucru la birou. Astfel de abilități, desigur, pot fi obținute în practică, dar este mai bine să aveți în plus o pregătire teoretică bună.

Caracteristici importante

Ce ar trebui să fie un adevărat funcționar? Responsabilitățile și condițiile de muncă își lasă întotdeauna amprenta. Acest lucru se aplică absolut tuturor. Pentru început, merită menționat separat despre calitățile personale. La un astfel de loc de muncă, angajatul va avea nevoie de:

O minte analitică pentru a naviga cu ușurință în fluxul de informații și pentru a lua deciziile corecte.
Capacitatea de a se concentra pe o anumită problemă pentru o lungă perioadă de timp.
Abilitatea de a face mai multe lucruri în același timp.
O amintire bună pentru a păstra în mod constant informațiile necesare în cap.
Decenţă.
Sociabilitate și bunăvoință.
Rezistența la stres și capacitatea de a face față emoțiilor tale.
Sociabilitate.
Atitudine calmă față de critici.
Abilitatea de a desfășura negocieri comerciale.
Cunoașterea culturii comunicării și a vorbirii corecte.

Cu toate aceste cerințe, grefierul își va putea face treaba în mod corespunzător. Dar această profesie are și unele contraindicații medicale. Printre ei:

boli respiratorii (tuberculoză, astm și altele);
probleme cardiace (hipertensiune, aritmie, defect);
tulburări nervoase.

Dacă nu există, atunci angajatul se poate pune în siguranță la treabă și poate spera la rezultate bune.

Gama de sarcini

În aproape fiecare oraș există o întreprindere sau o organizație în care lucrează un funcționar. Sarcinile unui astfel de angajat, de regulă, sunt următoarele:

Recepția și prelucrarea corespondenței primite. Specialistul trebuie să înregistreze scrisoarea, să o predea destinatarului și apoi să monitorizeze implementarea instrucțiunilor menționate în rezoluție. Astfel de informații sunt înregistrate în reviste sau carduri speciale și reprezintă o bancă de date.
Însoțește trecerea fiecărui document prin toate etapele: pregătire - înregistrare - procesare - depozitare. În orice moment, grefierul ar trebui să poată oferi o aliniere completă la cerere.
Contabilitatea lucrărilor trimise și primite.
Arhivarea documentelor.
Organizarea corectă a contabilității și crearea unei baze de referință pentru căutare rapidă și ușoară.
Controlează corectitudinea executării și semnării documentelor, precum și impunerea vizelor corespunzătoare.
Responsabil pentru siguranța tuturor documentațiilor întreprinderii.

Numai un funcționar special instruit se poate ocupa de toate acestea. Responsabilitățile sale de serviciu sunt concepute în așa fel încât munca prestată să fie cât mai eficientă.

Profesii conexe

Numai întreprinderile mari își pot permite să păstreze un funcționar. Pentru organizațiile cu o forță de muncă redusă, acesta este un lux. Un volum mic de flux de lucru face posibilă economisirea fondului de salarii. Iar secretarul preia lucrarea simplă cu documente. Acest lucru permite specialistului să își maximizeze ziua de lucru. Prin urmare, atribuțiile unui secretar-grefier reprezintă o combinație armonioasă de funcții corespunzătoare ambelor funcții.

Acestea trebuie colectate într-o singură instrucțiune și sunt obligatorii pentru executare. Particularitatea este că ambele profesii (funcționar și secretar) sunt foarte asemănătoare. Ambele implică lucrul cu documente și comunicarea la telefon. Aici este chiar dificil să stabilim care taxă este cea mai potrivită pentru care specialitate. Principalele direcții ale activității lor rămân:

lucrați cu corespondența de intrare și de ieșire;
controlul asupra executării documentelor;
răspunderea la apeluri telefonice și redirecționarea acestora pentru a comunica cu alți profesioniști;
arhivare.

Toate acestea constituie atribuțiile secretarului-grefier.

Influența specificului muncii

Munca oricărei întreprinderi este asociată cu fluxuri de documente diferite. Grefierul este cel care ar trebui să-l sistematizeze și să-l transforme într-un mecanism armonios. În grădiniță, sarcini de acest fel există și în domeniu suficient.

În plus, trebuie avut în vedere faptul că instituțiile preșcolare, pe baza legii Federației Ruse „Despre educație”, au devenit recent destul de independente și au primit drepturi destul de largi. Aceasta se aplică activităților științifice, financiare, de personal, economice și de altă natură. Conducerea acestor instituții poate lucra în diferite direcții, încheind în mod independent contracte și desfășurând negocieri adecvate. Toate acestea se reflectă în fluxul de hârtie din cadrul organizației, care necesită procesare și sistematizare în timp util. Un funcționar nu trebuie doar să studieze, ci și să clasifice documentele, împărțindu-le după scop:

administrativ;
informații și referințe;
organizațional;
personal (din punct de vedere al personalului);
financiar;
tehnic.

Toate hârtiile primite trebuie aduse într-un sistem strict și apoi transmise pentru executare și răspuns.

Funcții importante

Când începeți să întocmiți o fișă a postului, trebuie să acordați o atenție specială responsabilităților funcționale ale funcționarului. Unii îi confundă cu oficialii. Dar există o diferență serioasă între aceste concepte.

În primul caz, ne referim la principalele funcții pe care ar trebui să le asume un funcționar specialist:

Lucrați cu documentele primite, înregistrarea și distribuirea acestora către divizii structurale.
Contabilitatea circulației valorilor mobiliare și controlul executării acestora.
Transferul corespondenței procesate către destinatari.
Organizarea stocării documentelor.

Acestea sunt principalele direcții în care ar trebui organizată activitatea unui specialist de acest gen. Când vine vorba de responsabilitățile de serviciu, ne referim la ceea ce este obligat să facă un angajat la o anumită întreprindere. Acțiunile enumerate sunt concepute pentru o structură specifică a companiei și particularitatea interacțiunii secțiunilor și diviziilor sale individuale.

De îndată ce a devenit posibilă instalarea unui computer la locul de muncă, un utilizator - un economist, manager, orice lucrător al informației - a avut ocazia să folosească atât tehnologiile informaționale individuale pentru a-și îndeplini funcțiile profesionale, cât și totalitatea acestora, precum și subsistemele subiect. al EIS.

Prin urmare, în zorii primelor computere personale, a început să fie numit un computer personal echipat cu instrumente orientate profesional și situat direct la locul de muncă. loc de muncă automatizat (AWP). Scopul său era de a automatiza munca de rutină a unui lucrător în informare.

Au început să se numească complexe instrumentale multi-site cu procesare distribuită a datelor, asigurând munca colectivă a utilizatorilor (în principal proiectanți, dezvoltatori, programatori) stații de lucru automatizate. Spre deosebire de AWP, o stație este un sistem de utilizare colectivă a datelor și produselor software pentru efectuarea unui tip de activitate profesională.

AWP-urile, ca parte a EIS, au fost destinate să îndeplinească următoarele funcții generalizatoare: documentare, calcule, comunicare, asistență în luarea deciziilor.

Documentar înseamnă că computerul trebuie să rezolve problemele de sistematizare, arhivare, stocare, căutare și gestionare a documentelor în birou. În acest caz, toate tipurile de documente sunt supuse prelucrării: informații text, numerice, grafice, audio, video. Instrumentele de automatizare pentru acest tip de lucru sunt furnizate în prezent cu text, grafică, procesoare de foi de calcul, sisteme de gestionare a bazelor de date, tehnologii hipertext și multimedia, sisteme de arhivare electronică, sisteme de organizare și gestionare a documentelor, sisteme electronice de gestionare a documentelor.

Pentru automatizarea calculelor, au fost create pachete software standard de PPP, care implementează operațiunile de bază de rutină în activitățile oricăror lucrători ai informațiilor: contabili, magazioniști, angajați ai băncii, manageri, statistici etc. Aceste PPP-uri au implementat, de fapt, toate operațiunile din etapa tehnologică de prelucrare a datelor într-un anumit domeniu de activitate. Odată cu apariția noilor tehnologii informaționale, gama de automatizări a lucrărilor de rutină legate de prelucrarea diferitelor tipuri de date, comunicații și asistență în luarea deciziilor s-a extins. Au apărut sisteme care combină multe tehnologii informaționale cu calcule standard, numite „birou electronic” ”.

Tehnologiile de rețea au fost dezvoltate pentru a automatiza funcțiile de comunicare. E-mailul a devenit o parte integrantă nu numai a sediilor electronice, ci este chiar încorporat în sistemele de operare. Combinarea SGBD cu tehnologiile de rețea a dat naștere procesării distribuite a datelor. Tehnologia de distribuție a pătruns în multe tehnologii informaționale, făcând posibilă distribuirea multor resurse disponibile prin rețeaua de calculatoare.

Sistemele de susținere a deciziilor implică utilizarea pachetelor software care implementează metode de simulare, analiza factorilor și a corelației, precum și alte metode economice, matematice și statistice. Direcția trebuie evidențiată "Sistem expert", care sunt concepute pentru a răspunde la întrebarea „cum se face asta”. Sistemul expert este parte inteligență artificială. Acesta include o bază de cunoștințe cu un set de reguli și un mecanism de inferență și permite, pe baza faptelor furnizate de utilizator, să recunoască o situație, să facă un diagnostic, să formuleze o soluție sau să ofere o recomandare pentru alegerea unei acțiuni.

Sistemele expert sunt concepute pentru a recrea experiența, cunoștințele profesioniștilor de nivel înalt și pentru a utiliza aceste cunoștințe în procesul de management. Acestea sunt dezvoltate folosind aparatul matematic de logică fuzzy pentru operarea în domenii înguste de aplicație, deoarece utilizarea lor necesită resurse computerizate mari pentru procesarea și stocarea cunoștințelor. Construcția sistemelor expert se bazează pe o bază de cunoștințe, care se bazează pe modele de reprezentare a cunoștințelor. Datorită costurilor financiare și de timp mari din ACE rus, sistemele expert nu sunt utilizate pe scară largă.

Sistemele informatice cognitive pot fi, de asemenea, utilizate pentru a sprijini luarea deciziilor. Cu toate acestea, datorită complexității implementării și a costurilor ridicate, astfel de sisteme nu sunt utilizate prea mult.

A început să fie apelat un computer echipat cu cea mai recentă tehnologie IT, instalat la locul de muncă al utilizatorului, permițându-i să îndeplinească o muncă profesională calculator desktop(calculator desktop).

Dezvoltarea comunicațiilor și a IT-ului în rețea face posibilă automatizarea activităților nu numai ale specialiștilor individuali, ale serviciilor, ci ale întregii întreprinderi prin intermediul sistemelor de informații corporative. În același timp, este implementată tehnologia fără hârtie. Conectarea rețelelor locale la rețelele globale deschide posibilitatea accesului la resursele informaționale mondiale și construirea dinamică a legăturilor industriale într-un mod nou. Zidurile dintre subdiviziunile funcționale din cadrul unei întreprinderi se prăbușesc, limitele care separă furnizorul de cumpărător, contractantul de subcontractant, angajarea pe termen lung a forței de muncă sub contract dispar. Întreprinderile dinozaurilor sunt pe cale de dispariție, logica parteneriatului de concurență obligă firmele să treacă la forme de cooperare pe termen scurt.

Luând în considerare concurența în creștere pe piața globală, companiile se străduiesc să fie gata să producă bunuri și să ofere servicii oriunde în lume, de îndată ce apare nevoia. Prin urmare, corporațiile multinaționale au nevoie de acces colectiv la datele interne prezentate în diferite limbi și în diferite monede.

Sistemele de informații transnaționale ar trebui să ofere:

calcul centralizat al impozitelor, luând în considerare cerințele legislației fiscale din diferite țări;

conversia valutelor în cursul tranzacțiilor pe baza unor rate și reguli stabilite central;

formulare, rapoarte, solicitări și mesaje multilingve, al căror tip este definit de utilizator;

un format de date numerice definit de utilizator specific unei țări date (de exemplu, numărul de zecimale în monedă);

data, formatul orei, definit de utilizator și specific țării sale;

calendarul de weekend și de vacanță definit de utilizator etc.

În ciuda integrării diverselor tehnologii informaționale în sediul electronic, acesta din urmă nu este „fără hârtie”. În ultimii ani, biroul a fost completat cu o serie de echipamente de birou: fax, telefon, telex, copiator, scaner, imprimantă, cititor de coduri de bare conectat la un computer. Pentru fiecare dintre ele au fost dezvoltate tehnologii informaționale, care funcționează independent. De exemplu, imprimanta imprimă documentul și faxul îl trimite. Prin urmare, a apărut întrebarea cu privire la combinarea tuturor acestor IT într-unul singur pentru a efectua majoritatea operațiunilor.

Conceptul ATWork, dezvoltat de Microsoft, oferă un sistem de operare special, care este uniform pentru toate tipurile de echipamente de birou și creează periferice inteligente. Sistemul de operare ATWork funcționează în timp real și conține un set de programe pentru întreținerea fiecărui dispozitiv periferic în mediul Windows. Poate „rula singur” și are un sistem de fișiere care conține un „depozit de obiecte” în care datele aplicației sunt mutate fără preprocesare, cum ar fi Word. De fapt, sistemul de operare a înlocuit driverele de dispozitiv. Acest lucru i-a permis să efectueze e-mail și funcții de fax.

Rețineți că utilizarea IT la locul de muncă schimbă tehnologia de lucru a unui specialist în domeniu.

Pentru a lucra cu un computer, se folosesc tehnologii batch, rețea și dialog. O parte din munca de rutină a unui lucrător în informare, care a fost formalizată până la introducerea EIS, se efectuează automat, fără intervenția acestuia. Dacă software-ul și hardware-ul computerului permit implementarea modului lot, atunci această parte a lucrării poate fi realizată în fundal. Când este necesară intervenția utilizatorului, computerul intră într-un dialog, care continuă până când algoritmul ajunge la partea formalizată a soluției problemei. Dialogul și tehnologiile de rețea pot fi utilizate pentru a conduce un dialog. Tehnologia de rețea este utilizată atunci când este necesar să trimiteți sau să primiți o cerere, mesaj, date de la un utilizator la distanță, bază de date. În acest caz, mesajul poate conține orice obiecte din lumea reală (informații sonore, audio și video, text etc.), pentru prelucrarea cărora sunt utilizate hipertext sau tehnologii multimedia. Astfel, se desfășoară un mod de funcționare semi-automat, care vă permite să efectuați pe computer chiar și acele tipuri de muncă greu de formalizat.

Tehnologia de lucru a lucrătorului informațional se schimbă și după introducerea EIS, deoarece partea de rutină a muncii sale, care reprezintă aproximativ 75% din toată munca, este realizată de un computer. Formele de plată, controlul, documentarul se schimbă. Activitatea unui lucrător în domeniul informației nu vizează înregistrarea și înregistrarea datelor, ci analiza informațiilor, pregătirea soluțiilor optime, identificarea tendințelor în procesele în curs, rezolvarea problemelor emergente, corectarea situațiilor nefavorabile și formalizarea automată a cunoștințelor. Astfel, nu numai conținutul lucrării se schimbă, ci și cerințele pentru calificările și competența unui specialist.

Introducerea IT permite schimbarea naturii muncii unui lucrător în informare, eliberarea timpului pentru o abordare creativă a îndeplinirii sarcinilor, creșterea productivității și a calității muncii, reducerea intensității muncii, ceea ce duce la o scăderea numărului de personal și, prin urmare, reducerea costurilor de gestionare, creșterea eficienței muncii manageriale, modificări ale structurii aparatului de gestionare și a metodelor de gestionare pentru a îmbunătăți producția.

La plasarea departamentelor biroului într-o instituție, ar trebui luate în considerare interconectările acestora, precum și succesiunea documentelor de trecere. Se recomandă localizarea serviciului de administrare a birourilor lângă birourile de administrare și la aceeași distanță de alte diviziuni structurale. Camera cu echipamente de copiere și copiere, echipamente pentru legarea cărților ar trebui izolată de alte camere de service. Pentru dispozitivele zgomotoase care sunt utilizate în mod constant, ar trebui prevăzute și camere separate, decorate cu materiale izolate fonic.

Cele mai raționale sunt încăperile dreptunghiulare cu un raport de 1: 1,5 (dar nu mai mult de 1: 2). Lățimea camerei de lucru ar trebui să fie de cel puțin 2,5 m, iar înălțimea - 3,25 m. La stabilirea dimensiunii spațiilor pentru serviciul de administrare a biroului, trebuie avut în vedere faptul că, conform standardelor actuale, fiecare angajat care utilizează un computer trebuie să aibă o suprafață de cel puțin șase metri pătrați ...

Iluminarea corectă este esențială. În zonele de lucru, lumina naturală este cea mai de dorit. Locurile de muncă sunt poziționate astfel încât lumina să cadă din stânga și din față. Iluminatul artificial poate fi general (lămpile sunt montate în tavan) și local (o lampă de masă este instalată la fiecare loc de muncă).

În încăperile de service, se recomandă menținerea unei temperaturi de 20-22 ° С în sezonul rece și 22-25 ° С în sezonul cald, umiditatea ar trebui să fie de 50-60%, viteza aerului la locul de muncă este de 0,1 m / s, nivelul de zgomot admis - 50 dcb, pulberea maximă a aerului din cameră cu o dimensiune a particulelor de cel mult 3 mct - 0,75 mg / metru cub m.

Îmbunătățirea productivității personalului este facilitată de amenajarea interioară adecvată a camerelor de lucru.

Da, schema de culori pentru vopsirea pereților este selectată luând în considerare cea mai mare reflectanță a luminii și gradul de iluminare al camerei. Ar trebui acordată atenție ecologizării spațiilor, deoarece plantele nu numai că îndeplinesc o funcție decorativă, ci și îmbunătățesc compoziția aerului, reducând oboseala nervoasă și vizuală.

Locul de muncă al fiecărui angajat al serviciului de birou trebuie să fie organizat astfel încât să nu existe obstacole și inconveniente în timpul îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.

Setul de mobilier pentru echiparea locurilor de muncă include birouri (obișnuite sau speciale pentru computere), mese auxiliare și noptiere pentru depozitarea materialului de referință și amplasarea echipamentelor de birou, fotolii sau scaune confortabile (lift și întoarcere), dulapuri de tipul obișnuit și altele speciale pentru depozitarea pe verticală a documentelor, seifuri metalice. La determinarea dimensiunilor mobilierului, trebuie luate în considerare dimensiunile generale ale încăperilor de servicii și suprafața alocată fiecărui loc de muncă.

Este recomandabil să instalați o mașină pentru distrugerea documentelor în incinta serviciului de administrare a biroului, precum și legarea și cusătura, tăierea hârtiei, mașinile de tăiat hârtie. Pentru prelucrarea primară a documentelor de intrare și ieșire, ar trebui folosite mașini pentru deschiderea și sigilarea plicurilor, mașini de pliere și marcare, un laminator, o mașină de ștampilare etc.

Când aranjați locurile de muncă, este necesar să vă asigurați că fiecărui angajat i se oferă un set de articole de papetărie (tăvi cu mai multe niveluri pentru hârtii, un calendar-jurnal, un organizator de birou cu pixuri și creioane, caiete, diverse foldere pentru stocarea curentă a documentelor ).

Ar trebui să existe suficient spațiu pe desktop pentru a plasa documente, rechizite de birou.

Dacă instituția folosește formulare tradiționale pentru înregistrarea documentelor și monitorizarea implementării acestora, este necesar să aveți fișiere desktop.

Acum aproape fiecare loc de muncă din birou este echipat cu un computer și un telefon (interfon sau cu acces la rețeaua orașului). În plus, ar trebui prevăzut spațiu pentru scanere, imprimante, faxuri etc. Toate echipamentele utilizate trebuie să fie amplasate în imediata apropiere a utilizatorului. Lucrătorii de birou trebuie să aibă echipamente tehnice în conformitate cu responsabilitățile lor funcționale.

Amplasarea de monitoare și dispozitive de asistență la locul de muncă nu ar trebui să împiedice lucrătorul să lucreze într-o poziție optimă de lucru. Parametrii echipamentului principal ar trebui să ofere angajatului capacitatea de a regla înălțimea tastaturii și înclinarea suprafeței de lucru, rotația - distanța afișajului, precum și înălțimea scaunului de lucru, poziția acestuia spate, unghiul de înclinare.

Tetiera ar trebui să servească drept suport suplimentar, care să ofere un unghi confortabil între picioare și un mijloc de schimbare a posturii de lucru. Panta suprafeței suportului pentru picioare trebuie să fie reglabilă.

Se recomandă utilizarea scaunelor de lucru cu roți auto-aliniate, ceea ce permite utilizatorului să se deplaseze ușor și în siguranță pe distanțe scurte la locul de muncă. Suprafața scaunului și a spătarului scaunului trebuie să fie napivm, cu o acoperire antiderapantă etanșă, ușor de curățat și neelectrificată.

Comenzile pentru setarea parametrilor la locul de muncă ar trebui să fie simple și ușor de utilizat.

Distanța dintre ochii lucrătorului și ecranul computerului trebuie să fie de cel puțin o dată și jumătate lungimea diagonalei monitorului; afișajul trebuie să fie cu 15 grade sub nivelul ochilor, înălțimea tastaturii este de 70-85 cm de podea, iar centrul ecranului este de 90-115 cm de podea. Încheieturile trebuie să fie la același nivel cu antebrațele. Ecranul de afișare trebuie amplasat astfel încât lumina soarelui și lumina lămpii să nu se reflecte din acesta și să nu orbească lucrătorul. Nu este de dorit să instalați ecranul de vizualizare vizavi de fereastră, iar angajatul - să stea cu fața la fereastră. Este de dorit ca nivelul de luminozitate al ecranului să se potrivească cu luminozitatea luminii din cameră, care poate fi atins prin ajustarea monitorului.

Stațiile de lucru cu monitoare sunt situate la o distanță de cel puțin un metru și jumătate unul față de celălalt.

Când imprimați texte dintr-un document pe hârtie, este recomandabil să utilizați un suport pentru documente reglabil în înălțime, unghi și distanță. Suportul pentru documente reduce mișcările capului, gâtului și ochilor în timpul vizualizării documentelor.

Pentru angajații care introduc informații într-un computer, se asigură o pauză la două ore după începerea lucrului și o oră și jumătate până la două ore după o pauză de masă de 15 minute fiecare sau la fiecare oră de lucru la computer timp de 10 minute în timpul lucrului zi.